Aufräumen und Loslassen – Dokumente aussortieren

Keine Zeit Papiere zu sortieren?

Aussortieren ist aber der erste Schritt um Zeit zu sparen

Papierkram zu sortieren ist wohl eines der schwierigsten Arten Ordnung zu schaffen, weil es viele Blätter/Zettel zu lesen sind. Aber trotzdem hat ein Haufen unerledigter Papiere und Ordnerleichen, auch die negative Eigenschaft, viel Luft und Energie zu verbrauchen.  Eine Schublade voll Krimskrams ist in 20 Minuten Tip-Top ... das klappt mit einem Haufen Papiere nicht.

Viele Dokumente müssten Sie aber vielleicht  nicht aufheben. Schauen Sie doch mal durch...

Es müssen keine Geschäftsbedingungen oder Bedienungsleitungen mehr aufgehoben werden. Sie finden jetzt doch alle wichtigen Informationen im Internet. Ich möchte sogar behaupten, jede Bedienungsanleitung kann im Internet oder bei YouTube nachgeschaut werden.

Wichtige Bedienungsanleitungen (für die es aber auch noch das Geräte gibt), passen wunderbar in einen Stehordner aus Holz oder Plastik.

Schaffen Sie mehr Raum!

Der zweite Schritt ist Weite.

Allzu akribisch und vielleicht auch noch in verschiedenen Ordner archiviert, haben die meisten Ablagesysteme den Nachteil, dass die Dokumente in den Tiefen der Ablage verschwinden und wir sie nie mehr zu Gesicht bekommen.

Warum dann nicht gleich entsorgen?

Unterlagen die noch unbearbeitet sind und allerhand Schriftkram der sich mit der Zeit ansammelt sind z.B. Kochrezepte, Dekoideen, Hobby und Bilder die einem gefallen und inspirieren, Dekoratiosideen, Gartenideen und und und ... jeder hat eine Leidenschaft, die Leiden schafft...

Anstatt noch einen Ordner anzulegen, weil die Unterlagen immer mehr werden, sollten Sie alle Unterlagen prüfen und wirklich mal anfangen auszusortieren!

Ich verstehe gut, wenn Ihnen einige gesammelte Blätter das Gefühl von Ordnung vermitteln möchten, doch das ist nur scheinbar Ordnung, in Wirklichkeit hängen Sie in der Vergangenheit fest. 

Loslassen ist nicht einfach aber wichtig!

Der dritte Schritt ist Freiheit.

Der erste Schritt ist aussortieren. Der zweite Schritt ist Erleichterung. Der dritte Schritt ist ein Gefühl von Freiheit.

 

Machen Sie den Anfang mit einem Ordner (oder Haufen 😉 ) und sortieren Sie nach folgender Aufteilung:

Unbearbeitetes (neu oder noch nicht gelesen und zugeordnet)

Dieses Dokument wird oft benutzt, wird noch gebraucht oder ist sogar etwas zu tun.

Erledigte Dokumente. Für etwas zu benutzende Dokumente (Nachweise, Legitimationspapier). Wichtige Dokumente (Ausweise, Urkunden)

Die Kategorie „Unbearbeitet“ sollte eigentlich immer leer sein, denn sonst ist auch in Ihrem Leben etwas unbearbeitet, sagt Feng Shui.

Sortieren Sie alle Artikel und Zeitschriften, Rezepte, Kataloge (Sie wissen schon...) aus, die länger als 1 Jahr nicht benutzt wurden.

"Irgendwann ist nie" - altes Sprichwort.

Solche Unterlagen, die ab und zu gebraucht werden, weil wichtige Informationen enthalten sind. Wie KFZ-Papiere, Versicherungsschein, Legitimationspapiere, Steuerbelege nach Jahren, Gehaltszettel, alles rund ums Haus, Abrechnungen, uvm. 

Garantiebelege immer nur für die Gültigkeit aufbewahren und danach entsorgen.  Tipp: Nach Jahren des Ablaufdatums sortiert, können Sie jedes Jahr abgelaufene Dokumente entsorgen.

Nehmen Sie sich 20 Minuten Zeit um über die neue Struktur nachzudenken und schreiben Sie sich evtl. ein Liste, welche Kategorien zusammen in einen Ordner passen. Erst wenn ein Ordner ¾ gefüllt ist, dann beginnen Sie einen neuen Ordner.

Der Rest ist überflüssig.

Der berühmte Zettelkasten von Niklas Luhmann

Was ich persönlich unfassbar genial finde, ist der Zettelkasten von Niklas Luhmann. Er sagte so ungefähr den Satz: „Das sein Zettelkasten für ihn mitdenkt“ und er mit dem Zettelkasten eine Struktur (Kategorien) für sein Wissen erschuf, um unzähligen Bücher zu schreiben. Hier finden Sie ein kurzes Video über diesen Zettelkasten. Die Wissenschaftler prüfen nun diesen Zettelkasten und wie er dieses "Wissen" verwaltet hat.

Wissen sortieren?

Das Gehirn macht das selbständig! Es benutzt neues Wissen oder vergisst es ...

Beispiel: Seminarunterlagen

Seminarunterlagen erfüllen ihre Aufgabe in dem Moment, in dem Sie sie erhalten, um daraus zu lernen. Entweder das Seminar war so gut, dass Sie die Inhalte sowieso sofort behalten und anwenden (für sich aufbereiten), oder sie werden ein nächstes Seminar besuchen! Ein Seminar,  das Sie begeistert bleibt im Wissensspeicher. So lernen Menschen und das ein Leben lang.

Also weg mit den Unterlagen. Spätestens nach 6 Monaten.

Meine Erfahrung war bisher, dass alle Seminare die wirklich gut bis sehr gut waren, oder die ich sofort im Beruf anwenden konnte, mir sofort in Fleisch und Blut übergehen. Die Anwendung danach, macht ein Seminar intensiv und lebendig. Da brauche ich höchstens persönliche Notizen und Gedankenstützen. Ich habe mich in dem Seminar bereits entwickelt.

Dieses Wissen ist nun ein Teil von mir oder es passt (jetzt) nicht zu (mehr) mir. Die Hirnforschung hat schon viele Erkenntnisse darüber, wie wir lernen.